Módulos
Desde la vigilancia judicial automatizada hasta la radicación de tus Escritos. Todo desde tu computador o celular, solo con ProcesApp
Procesos
En éste módulo se podrán crear y gestionar los procesos judiciales en un solo lugar, a través de un expediente virtual no solo con documentos, sino con los audios y videos generados para cada audiencia, donde se podrán crear términos de vencimientos, asignar tareas, detalles del proceso y visualizar los movimientos que se registren en los procesos, de acuerdo al SISTEMA DE CONSULTA NACIONAL UNIFICADA, los cuales adicionalmente generaran una alerta tanto en el módulo de movimientos judiciales, como por correo electrónico. De la misma forma, también se cuenta con una carpeta en la aplicación en la que se puede agregar todos los documentos en borrador, minutas y versiones previas de los memoriales finales, de forma tal que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Todos los procesos y actuaciones que sean registrados en cada proceso, serán notificados por medio de un correo electrónico a los responsables de éste. Finalmente se podrá programar en cada proceso las audiencias judiciales respectivas, las cuales dejaran un registro en un calendario local con vinculación directamente al expediente judicial.
Cuadro de mando.
El director de área de la entidad, puede ver con la plataforma en forma resumida y diaria, la cantidad de actividades jurídicas con término que tiene cada proceso y las tareas asociadas a estos. De la misma forma, ésta en capacidad de identificar el responsable interno encargado de gestionar estas actividades.
Entes de control.
Aquí se pueden gestionar los procesos administrativos ante los entes de control (Supersalud, SuperSociedades, Contraloría), etc, manteniendo el expediente virtual, adjuntando vencimiento y tareas. Próximamente contaremos con robot de consulta automática. Este módulo contiene todas las mismas características de almacenamiento de audio y video, notificaciones, vinculación con calendario y demás particularidades explicadas en el módulo de procesos.
Módulo de autogestión.
El usuario accede a un módulo que le permite crear, eliminar y editar usuarios internos, desactivar perfiles de su grupo de trabajo, asignar en bloque un perfil a otro usuario, activar usuarios externos para el acceso a actividades específicas del proceso, entre otros.
Vencimientos.
En éste módulo se podrán controlar todas las actividades judiciales que estén vinculadas a un término judicial dentro de cada uno de los procesos judiciales, a los cuales le ha asignado una gestión a realizar por parte de un responsable del grupo de trabajo. Con una solo vista, se podrá identificar por usuario y por fecha, aquellos procesos con actividades próximas a vencer de forma semaforizada, para poder evitar el vencimiento de los términos judiciales. El sistema envía igualmente notificaciones a los correos electrónicos asociados para cada proceso indicando la proximidad de un vencimiento sin gestión.
Tareas.
En éste módulo a partir de la programación de tareas realizada para cada proceso judicial o de un ente de control, permitirá una adecuada asignación, monitoreo y control del cumplimiento de estas actividades dentro de cada proceso, evitando con ello que a raíz de la multiplicidad de actividades propias de la dinámica judicial, se olvide la realización de actividades cruciales para el éxito del proceso y que dependen de la estrategia jurídica diseñada para cada caso. adecuada organización y el control de las gestiones que consideras deben ejecutarse en cada uno de los procesos. El sistema envía igualmente notificaciones a los correos electrónicos asociados para cada proceso indicando la proximidad en la fecha de vencimiento de cada tarea que no éste gestionada.
Movimientos judiciales.
El sistema contiene un módulo que le muestra al responsable en su perfil los procesos en los que específicamente la rama judicial ha registrado un movimiento judicial en el SISTEMA NACIONAL DE CONSULTA UNIFICADA, de forma tal que no tendrá que perder tiempo en la revisión de cada uno de los procesos asignados.
Dependencia judicial a demanda.
El sistema permite al cliente elegir los movimientos específicos emitidos por el juzgado, a los cuales desea obtener acceso a su contenido. De esta forma, con un simple click, se puede solicitar a través del sistema que se obtenga la providencia judicial respectiva, la cual será cargada en el proceso respectivo –junto con las demás piezas procesales- dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud.
Radicación de memoriales a demanda.
Una vez el cliente cuente con un documento que necesite ser radicado en un proceso judicial, en un ente de control o cualquier otra entidad, podrá cargarlo al sistema y nuestro equipo se encargará de radicarlo en el lugar respectivo. De la misma forma, dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud, el cliente recibirá una notificación a su correo electrónico en donde se confirmará que la copia de radicado del documento ha sido cargada en el sistema.
Calendario.
En el módulo de calendario, se pueden programar las audiencias, reuniones o diligencias o demás actividades propias de la gestión jurídica. Cada evento programado generará las invitaciones respectivas al grupo de trabajo, quienes se notificarán de forma automática de la programación del evento. Próximamente, estas invitaciones podrán ser aceptadas y grabadas automáticamente en los calendarios de los teléfonos móviles de los responsables o asistentes.
Estadísticas Procesales.
El sistema arrojará automáticamente información veraz y actualizada de aspectos clave de la gestión judicial, como procesos por tipo, dinero en riesgo y posibilidad de pérdida (tipo de contingencias), comparativas de cantidad y tipo de procesos manejados por usuario, entre otras. De la misma forma el sistema permite la descarga de un archivo Excel que trae toda la información de los procesos en ese formato.
Requerimientos.
A través de éste módulo, se podrán gestionar las actividades diarias del grupo legal (contratos, tutelas, derechos de petición, solicitudes administrativas de información, etc), dejando constancia de un flujo continuo de trabajo desde la creación del requerimiento hasta su cierre. Se podrán vincular a diferentes áreas de la empresa a fin de que aporten lo de su conocimiento para que el área legal de tramite final a los requerimientos. En éste módulo se establecen responsables, fechas de vencimiento interno, externo, entre otras que permiten la gestión ordenada y en tiempo de cada requerimiento. De la misma forma, el sistema envía a los responsables de cada requerimiento una notificación electrónica alertando de la cercanía de la fecha de vencimiento sin que se haya dado trámite a estos.
Estadísticas de requerimientos.
Aquí se presentan todas las estadísticas de requerimientos tramitados por el área legal, dividiendo la presentación de graficas por el tipo de requerimiento, indicando en un horizonte de tiempo cuantos y que tipos de requerimientos han sido tramitados o están pendientes por trámite. De la misma forma, indica que abogados están tramitando que tipos de requerimientos haciendo una comparativa de cada uno de ellos para evidenciar su rendimiento.
Video llamada.
El sistema cuenta con una opción de video llamada integrada que permite tener comunicación en audio y video entre las personas del grupo y con terceros. De la misma forma, permite la grabación de estas videollamadas para ser almacenadas en el mismo sistema en proceso judicial o administrativo respectivo.
Módulos de archivo.
El sistema cuenta con dos módulos de archivo en los que se depositan los procesos judiciales o de entes de control que han tenido una decisión de terminación. A partir de allí, se permite el ahorro de dinero, espacio y tiempo en el almacenamiento de estos. Adicionalmente permite su consulta sencilla en cualquier momento, sin el desgaste que implica buscar en un archivo físico.
Versión móvil.
El sistema se acopla con una aplicación móvil que permite a los usuarios del grupo acceder a los procesos judiciales, ver todo su expediente judicial, tomar fotos de archivos y subirlas al proceso, generar tareas para el grupo de trabajo, entre otras.
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